ORFIS conservará aquella documentación que es importante o cuenta con algún valor legal.

Xalapa, Ver., 16 de diciembre 2022.-A fin de tener mayor orden, y sólo conservar aquella documentación que es importante o cuenta con algún valor legal, el Órgano de Fiscalización Superior dará de baja, destruirá y devolverá documentos de cuentas públicas que han prescrito en sus valores primarios y carecen de valores secundarios.

Bajo esta tesitura, la auditora general del Orfis, Delia González Cobos, dio a conocer la emisión de las Reglas Técnicas para la Sistematización de Archivos; así como, para la baja y destino final de la documentación relacionada con las cuentas públicas, y de la gestión financiera y administrativa.
No será sólo destruir o dar de baja porque si, por el contrario habrá un orden y será regulado tal procedimiento.

Detalló que las reglas técnicas tienen por objeto regular la sistematización de los archivos del ORFIS para la baja, devolución o destrucción y destino final de los documentos bajo su custodia.

Indicó que por haber transcurrido los plazos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO); así como, en las disposiciones legales aplicables, por la pérdida de su valor documental administrativo, legal, fiscal o contable, no es obligatoria su conservación.

De igual forma, la custodia de los documentos que deban conservarse y digitalizarse, en observancia a la Ley General de Archivos y demás disposiciones legales aplicables en la materia.
“Se trata de una serie o series documentales que han prescrito en sus valores primarios y carecen de valores secundarios, aunado a que han cumplido con los plazos de conservación y disposición documental que establece la ley”, agregó.

La Auditora General explicó que todos los documentos de archivo en posesión del órgano, formarán parte del Sistema Institucional de Archivos, los cuales deberán agruparse en expedientes sobre el mismo tema y/o asunto, de manera lógica y cronológica y, se regirán de acuerdo a los principios de conservación, procedencia, integridad, disponibilidad y accesibilidad.

A fin de cumplir con dicho fin, se habrá de constituir un Grupo Interdisciplinario en Materia de Archivo, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental.

Todo esto, con el fin de colaborar con las áreas administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental.